Bonnen per e-mail werken via een eigen adres van Portmoneo. Stuur een bon of factuur uit uw mailbox door; na uw goedkeuring wordt het een uitgave – in hetzelfde lokale grootboek als een camerascan.

De meeste bonnen komen al per e-mail binnen: het treinticket, de softwarefactuur, de hotelbevestiging. Portmoneo maakt van de doorgestuurde mail een uitgave, zodat u het scannen overslaat.

Hoe voegt u bonnen per e-mail toe?

Open in de app de functie om uitgaven per e-mail te importeren en kopieer uw doorstuuradres. Stuur daarna het bericht met de bon door.

Kopieer uw adres. De instelling toont uw doorstuuradres dat bij uw account hoort.
Stuur de bon door. Mail naar dat adres vanaf het e-mailaccount waarmee u bent ingelogd. Een leveranciersmail met de bon als bijlage werkt meteen.
Keur de import goed. De bon wacht op uw goedkeuring voordat hij wordt verwerkt. Uw scanlimiet wordt pas na goedkeuring gebruikt.
Controleer de uitgave. Winkel, datum, btw-regels en totaal komen in het grootboek, waar u ze net als elke andere uitgave kunt aanpassen.

Bij het doorsturen blijft de originele bijlage behouden, dus u downloadt en uploadt niets opnieuw. Lukt het lezen niet, dan start u de analyse opnieuw of stuurt u de mail nog eens door.

Wat gebeurt er na het doorsturen?

Uw mail komt in een wachtrij die u beheert. Mail die u vanaf uw ingelogde account naar het gedeelde adres stuurt, wacht op uw goedkeuring, en het scanlimiet wordt pas na goedkeuring gebruikt – niet wanneer de mail aankomt.

Die volgorde doet er om twee redenen toe. Er komt niets in uw grootboek zonder uw akkoord, en mail die niet van uw account komt, kan helemaal niets toevoegen. De foutenlijst staat apart: een bon die niet gelezen kon worden, ligt niet bij de bonnen die op uw beslissing wachten.

Goedgekeurde uitgaven verschijnen in de app als een scan. U kunt ze filteren, aanpassen en exporteren uit hetzelfde grootboek.

Het optionele privé-doorstuuradres werkt anders. Het importeert een bon zonder goedkeuringsstap en gebruikt uw limiet zodra het wordt verwerkt. Behandel het als een wachtwoord en houd het voor uzelf.

Welke bestandstypen kunt u doorsturen?

Voeg het document aan de mail toe, of stuur het leveranciersbericht met de bijlage door. Portmoneo accepteert de gangbare bonformaten:

Formaat	Typische bron
PDF	Softwarefacturen, e-tickets, energierekeningen
JPG, PNG	Foto’s en schermafbeeldingen van een bon
HEIC	iPhone-foto’s die van een ander toestel komen

Meerbladige pdf-facturen worden ondersteund; bij een meerbladige factuur geldt de bestaande paginaregel. Heeft de mail een bijlage, dan leest Portmoneo die. Is er geen bijlage, dan leest de app de tekst in de mail zelf – bonnen zoals bevestigingen van een kaart of abonnement zijn vaak de mail zonder bijlage. Een helder, volledig document leest het best; elk veld kunt u na het uitlezen met de hand corrigeren.

Leest Portmoneo uw mailbox?

Nee. Portmoneo maakt geen verbinding met Gmail, Outlook of welke mailbox dan ook en vraagt nooit om uw e-mailwachtwoord. U stuurt een bericht naar uw adres; de app komt niet in uw inbox.

Dat is dezelfde regel als in de rest van de app: geen banklogin, geen mailboxlogin. Een doorgestuurde mail wordt behandeld als een gescande foto – het document wordt gelezen om de velden eruit te halen, en uw grootboek blijft op de telefoon.

Het gedeelde adres accepteert alleen mail van het account waarmee u bent ingelogd, dus dat is niet het adres dat u geheim moet houden. Het privé-doorstuuradres is dat wel: mail daarnaartoe wordt verwerkt zonder goedkeuringsstap, en wie het adres heeft, kan bonnen aan uw account toevoegen en uw scanlimiet gebruiken.

Kunt u het doorsturen automatiseren?

Ja, met een regel die u in uw eigen mailapp instelt. Maak in Gmail een filter of in Outlook een regel die berichten van een leverancier naar uw Portmoneo-adres doorstuurt. Nieuwe bonnen komen dan vanzelf binnen en wachten op uw goedkeuring.

De regel staat in uw mailbox, niet in Portmoneo – u bepaalt welke afzenders worden doorgestuurd en u kunt de regel altijd uitzetten. Dit is de opzet voor dezelfde terugkerende rekeningen elke maand, zodat de bon al in uw grootboek staat wanneer u gaat sorteren.

Gmail: een filter maken dat berichten doorstuurt
Outlook: een regel instellen om e-mail door te sturen

Wat kost importeren per e-mail?

E-mailimport gebruikt hetzelfde limiet als een camerascan. Gratis geeft u 5 scans per dag, en een doorgestuurde bon telt als één wanneer hij wordt verwerkt – op het gedeelde adres na uw goedkeuring. Een meerbladige factuur volgt de bestaande paginaregel.

	Gratis	Premium
Scans per dag (e-mail of camera)	5	Onbeperkt
CSV-export	Ja	Ja
PDF-/Excel-export	—	Ja
Advertenties	Ja	Geen

U moet met een e-mailaccount inloggen om het adres te gebruiken – het adres moet bij iemand horen. Gasten kunnen nog steeds met de camera scannen. De Premium-prijs staat in Google Play.

Veelgestelde vragen

Moet ik vanaf een bepaald e-mailadres doorsturen?

Stuur bij het gedeelde adres door vanaf het e-mailaccount waarmee u bent ingelogd – zo weet Portmoneo dat de bon bij u hoort. Het privé-doorstuuradres accepteert elke afzender, daarom houdt u het geheim.

Kan ik meerdere bonnen in één keer doorsturen?

Ja. Stuur ze als aparte berichten of voeg meer dan één document toe; elke geaccepteerde bon wordt een eigen uitgave.

Wat als een bon niet gelezen kan worden?

Die gaat naar een foutenlijst waar u de analyse opnieuw kunt starten. Als een nieuwe poging niet wordt aangeboden, stuurt u de mail nog eens door voor een nieuwe import.

Leest de app de tekst van mijn e-mail?

De app leest de bon, niet uw gesprekken. Met een bijlage wordt dat document gelezen. Zonder bijlage leest de app de tekst in de mail zelf, omdat de bon de mail kan zijn.

Werkt e-mailimport op de iPhone?

Nog niet. De live app is Android in Google Play; iOS staat op een wachtlijst. Het doorstuuradres werkt vanuit elke mailapp, maar de uitgaven komen in de Android-app.

Stuur uw eerste bon door

Zoek een bon in uw inbox, kopieer uw adres uit de functie voor e-mailimport en stuur de mail door. Keur de import goed, controleer de uitgelezen velden – het resultaat is hetzelfde als na een scan, zonder de camera.

Verder: Bonnetjes scannen · Facturen scannen · Bonnen naar Excel · Bonnetjes bewaren