Portmoneo gibt Ihnen eine eigene E-Mail-Adresse für Ausgaben per E-Mail. Leiten Sie eine Beleg- oder Rechnungsmail dorthin weiter, entsteht daraus nach Ihrer Freigabe eine Ausgabe – im selben lokalen Hauptbuch, in das auch ein Kamera-Scan schreibt.

Die meisten Belege kommen längst als E-Mail: die Bahnfahrkarte, die Software-Rechnung, die Hotelbestätigung. Portmoneo macht aus der weitergeleiteten Mail eine Ausgabe, ohne dass Sie den Beleg herunterladen und erneut hochladen.

Wie fügen Sie Ausgaben per E-Mail hinzu?

Öffnen Sie in der App Ausgaben per E-Mail hinzufügen, kopieren Sie Ihre Weiterleitungsadresse und leiten Sie die Mail mit dem Beleg dorthin weiter. Freigegeben wird der Import von Ihnen, nicht automatisch.

Adresse kopieren. Die Ansicht zeigt Ihre Weiterleitungsadresse, die zu Ihrem Konto gehört.
Beleg-Mail weiterleiten. Senden Sie sie von dem E-Mail-Konto, mit dem Sie angemeldet sind. Eine Händlermail mit angehängtem Beleg funktioniert unverändert.
Import freigeben. Der Beleg wartet auf Ihre Freigabe. Erst dann wird er verarbeitet, und erst dann wird Ihr Scan-Kontingent belastet.
Ausgabe prüfen. Händler, Datum, Steuerzeilen und Summe landen im Hauptbuch, wo Sie sie wie jede andere Ausgabe bearbeiten können.

Die weitergeleitete Mail behält den ursprünglichen Anhang, deshalb müssen Sie keine Datei herunterladen und neu hochladen. Lässt sich ein Beleg nicht lesen, starten Sie die Analyse erneut oder leiten Sie die Mail noch einmal weiter.

Was passiert nach dem Weiterleiten?

Ihre Mail landet in einer Warteschlange, die Sie steuern. Eine Mail, die von Ihrem angemeldeten Konto an die gemeinsame Adresse geht, wartet auf Ihre Freigabe, und das Scan-Kontingent wird erst nach der Freigabe verwendet – nicht beim Eingang der Mail.

Die Reihenfolge hat zwei Folgen. Nichts gerät in Ihr Hauptbuch, ohne dass Sie zustimmen, und Mail, die nicht von Ihrem Konto kommt, kann gar nichts ablegen. Die Fehlerliste ist getrennt: Ein Beleg, der nicht gelesen werden konnte, liegt nicht bei denen, die auf Ihre Entscheidung warten.

Freigegebene Ausgaben erscheinen in der App wie ein Scan. Sie können sie filtern, bearbeiten und exportieren.

Die optionale private Weiterleitungsadresse funktioniert anders. Sie importiert einen Beleg ohne Freigabeschritt und verbraucht Ihr Kontingent, sobald sie verarbeitet wird. Behandeln Sie sie wie ein Passwort und behalten Sie sie für sich.

Welche Dateitypen können Sie weiterleiten?

Hängen Sie das Dokument an die Mail, oder leiten Sie die Händlermail mit dem vorhandenen Anhang weiter. Portmoneo nimmt die üblichen Belegformate an:

Format	Typische Quelle
PDF	Software-Rechnungen, E-Tickets, Versorgerrechnungen
JPG, PNG	Fotos und Handy-Screenshots eines Belegs
HEIC	iPhone-Fotos, die von einem anderen Gerät kommen

Mehrseitige PDF-Rechnungen werden unterstützt; ein mehrseitiger Beleg folgt der bestehenden Seiten-Regel. Hängt ein Dokument an der Mail, liest Portmoneo dieses. Gibt es keinen Anhang, liest die App den Text im Mail-Body – viele Belege wie Karten- oder Abo-Bestätigungen sind die Mail selbst. Ein klares, vollständiges Dokument liest sich am besten; jedes Feld können Sie nach der Extraktion von Hand korrigieren.

Liest Portmoneo Ihr Postfach mit?

Nein. Portmoneo verbindet sich nicht mit Gmail, Outlook oder einem anderen Postfach und fragt nie nach Ihrem E-Mail-Passwort. Sie senden eine Nachricht an Ihre Adresse; die App greift nicht in Ihren Posteingang.

Das ist dieselbe Regel wie im Rest der App: kein Bank-Login, kein Postfach-Login. Eine weitergeleitete Mail wird wie ein gescanntes Foto behandelt – gelesen werden die Felder im Dokument, und Ihr Hauptbuch bleibt auf dem Telefon.

Die gemeinsame Adresse nimmt nur Mail von dem Konto an, mit dem Sie angemeldet sind – sie ist nicht die Adresse, die Sie geheim halten müssen. Die private Weiterleitungsadresse ist es: Mail dorthin wird ohne Freigabeschritt verarbeitet, und wer die Adresse kennt, kann Belege in Ihr Konto legen und Ihr Scan-Kontingent verbrauchen.

Können Sie das Weiterleiten automatisieren?

Ja, mit einer Regel, die Sie in Ihrer eigenen Mail-App anlegen. Erstellen Sie in Gmail einen Filter oder in Outlook eine Regel, die Nachrichten eines Absenders an Ihre Portmoneo-Adresse weiterleitet. Neue Belege kommen dann von selbst an und warten auf Ihre Freigabe.

Die Regel liegt in Ihrem Postfach, nicht in Portmoneo – Sie entscheiden, welche Absender weitergeleitet werden, und können sie jederzeit ausschalten. Das ist die Einrichtung für dieselben wiederkehrenden Rechnungen jeden Monat: Der Beleg liegt schon im Hauptbuch, wenn Sie sich zum Sortieren hinsetzen.

Gmail: Filter zum Weiterleiten von Nachrichten erstellen
Outlook: Regel zum Weiterleiten von E-Mails einrichten

Was kostet der E-Mail-Import?

Der E-Mail-Import nutzt dasselbe Kontingent wie ein Kamera-Scan. Free gibt Ihnen 5 Scans pro Tag, und ein weitergeleiteter Beleg zählt als einer, wenn er verarbeitet wird – auf der gemeinsamen Adresse nach Ihrer Freigabe. Eine mehrseitige Rechnung folgt der bestehenden Seiten-Regel.

	Free	Premium
Scans pro Tag (E-Mail oder Kamera)	5	Unbegrenzt
CSV-Export	Ja	Ja
PDF-/Excel-Export	—	Ja
Werbung	Ja	Keine

Sie müssen sich mit einem E-Mail-Konto anmelden, um die Adresse zu nutzen – sie muss zu jemandem gehören. Gäste können weiterhin mit der Kamera scannen. Der Premium-Preis ist der in Google Play angezeigte.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich von einer bestimmten E-Mail-Adresse weiterleiten?

Bei der gemeinsamen Adresse leiten Sie von dem E-Mail-Konto weiter, mit dem Sie angemeldet sind – so erkennt Portmoneo, dass der Beleg zu Ihnen gehört. Die private Weiterleitungsadresse nimmt jeden Absender an, deshalb halten Sie sie geheim.

Kann ich mehrere Belege auf einmal weiterleiten?

Ja. Senden Sie sie als einzelne Nachrichten oder hängen Sie mehr als ein Dokument an; jeder angenommene Beleg wird eine eigene Ausgabe.

Was, wenn ein Beleg nicht gelesen werden kann?

Er landet in einer Fehlerliste, in der Sie die Analyse erneut starten können. Wird kein neuer Versuch angeboten, leiten Sie die Mail noch einmal weiter, um einen frischen Import zu starten.

Liest die App den Text meiner E-Mail?

Sie liest den Beleg, nicht Ihre Unterhaltungen. Hat die Mail einen Anhang, wird dieses Dokument gelesen. Ohne Anhang liest die App den Text im Mail-Body, weil der Beleg die Mail selbst sein kann.

Funktioniert der E-Mail-Import auf dem iPhone?

Noch nicht. Die Live-App ist Android bei Google Play; iOS ist eine Warteliste. Die Weiterleitungsadresse funktioniert aus jeder Mail-App, die Ausgaben landen aber in der Android-App.

Leiten Sie Ihren ersten Beleg weiter

Suchen Sie einen Beleg in Ihrem Posteingang, kopieren Sie Ihre Adresse aus Ausgaben per E-Mail hinzufügen und leiten Sie ihn weiter. Geben Sie den Import frei, prüfen Sie die ausgelesenen Felder – das Ergebnis ist dasselbe wie nach einem Scan, nur ohne Kamera.

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