Bonnen exporteren naar Excel: zo werkt het
Portmoneo maakt van gescande bonnen een export die je boekhouder direct opent: CSV in het gratis abonnement, Excel (XLSX) en PDF in Premium. De btw-kolommen per regel komen uit de AI-extractie, niet uit een bankkoppeling.
Je exporteert je bonnen in Portmoneo als CSV, Excel (XLSX) of PDF. CSV zit in het gratis abonnement, Excel en PDF in Premium. Elke regel bevat netto, btw, btw-tarief en bruto, plus handelaar, datum en categorie. Er is geen live koppeling met boekhoudsoftware—je deelt bestanden.
Hoe exporteer je bonnen naar Excel?
Scan of voer eerst de bon in, controleer de extractie en exporteer daarna het bestand dat je boekhouder opent. De hele route zit in de app, zonder banklogin.
- Vastleggen. Maak een foto met de documentenscanner op je toestel, importeer uit je galerij of voer de bon handmatig in.
- Controleren. De AI in de cloud haalt handelaar, datum, totaal, valuta en btw-regels uit de bon. Je leest na en past aan waar nodig.
- Opslaan. De uitgave belandt in je lokale database op de telefoon. Op het gratis abonnement krijg je 5 scans per dag en 90 dagen geschiedenis.
- Exporteren. Open Geschiedenis voor het volledige grootboek, of Analytics voor een samenvattend rapport. Tik op het deel- of downloadpictogram.
- Delen. Stuur het bestand via de Android-share sheet naar je boekhouder, Drive of je eigen map.
Wat staat er in de Excel- en CSV-export?
De XLSX-werkmap heeft drie tabbladen: uitgaven, regelitems en een samenvatting. De CSV bevat dezelfde uitgavenrijen, maar zonder de extra tabbladen en opmaak.
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Datum | Transactiedatum van de bon |
| Handelaar | Winkel of leverancier |
| Bedrag en valuta | Totaal in de valuta van de bon |
| Categorie | Door jou of de AI toegewezen categorie |
| Netto | Bedrag exclusief btw |
| Btw | Btw-bedrag per regel |
| Btw-tarief | Tarief of tarieven op de bon |
| Bruto | Bedrag inclusief btw |
| Beschrijving | Regelitem, aantal en stukprijs |
| ID | Unieke referentie van de bon |
De btw-kolommen komen uit wat de AI op de bon heeft gelezen. Ze zijn bedoeld als administratie, niet als aangifte. Wil je de tarieven zelf nakijken, dan staan de actuele percentages op de pagina van de Belastingdienst over btw-tarieven.
Het samenvattingsblad van de werkmap herhaalt je totalen per valuta, zodat je in één oogopslag ziet wat er in euro’s, dollars of een andere munteenheid binnenkwam. Klopt een bedrag niet, dan verbeter je de bon in de app en maak je een nieuwe export; de AI-extractie is een voorstel dat jij controleert.
Welke export krijg je gratis en wat is Premium?
| Functie | Gratis | Premium |
|---|---|---|
| CSV-export | Ja | Ja |
| Excel (XLSX) | — | Ja |
| PDF-rapport | — | Ja |
| Belastingrapport (PDF/CSV) | — | Ja |
| Geschiedenis in de export | 90 dagen | Volledige geschiedenis |
| Bonnen scannen | 5 per dag | Onbeperkt |
| Advertenties | Ja | Nee |
Prijzen en abonnementen staan in Google Play. Portmoneo noemt ze nergens anders.
Waarom is er geen live koppeling met mijn boekhouding?
Portmoneo levert bestanden, geen directe koppelingen. Er is geen Zapier-, Make-, Notion-, QuickBooks- of Xero-API. Je exporteert en importeert waar je administratie al leeft.
Dat houdt je gegevens overdraagbaar en je boekhouding voorspelbaar: een bestand dat je zelf hebt gecontroleerd gaat naar je boekhouder. De volledige werkwijze staat in de integratiegids. Voor de bewaartermijnen van je administratie kun je terecht bij de KVK.
Voor wie is deze export bedoeld?
Voor zzp’ers, freelancers en zelfstandige professionals die bonnen op Android vastleggen en één net bestand aan hun boekhouder geven. Geen teamgoedkeuringen, geen meerpersoonsabonnement, geen banksynchronisatie.
De export begint bij een goede scan. Wil je weten hoe vastleggen werkt, lees dan bonnetjes scannen. Wil je het exportbestand koppelen aan je aftrekposten, bekijk dan aftrekposten voor zelfstandigen en de btw-terugvordering voor de twaalf ondersteunde jurisdicties.
Een export is meer dan een archiefstuk. Je gebruikt het bestand om:
- een draaitabel of grafiek te bouwen in Excel of Google Sheets;
- aftrekbare posten te markeren voordat ze naar je boekhouder gaan;
- bewijsstukken per kwartaal te archiveren naast de originele bonfoto’s.
Wat gebeurt er met btw-terugvordering in Nederland?
De wizard voor btw-terugvordering dekt twaalf jurisdicties: Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië, Roemenië, het Verenigd Koninkrijk, de VS, de VAE, Saoedi-Arabië, Canada, Australië en Indonesië. Nederland zit daar niet bij. De btw-kolommen in je export helpen je boekhouder om de Nederlandse regels toe te passen. Portmoneo doet geen aangifte en geeft geen fiscaal advies.
Veelgestelde vragen
Kan ik zelf een periode kiezen?
Ja. Op het gratis abonnement exporteer je de laatste 90 dagen—dus deze maand, vorige maand of de laatste drie maanden. Met Premium exporteer je je volledige geschiedenis.
Opent mijn boekhouder het bestand zonder extra software?
Ja. CSV opent in Excel, Google Sheets en vrijwel elk boekhoudpakket. XLSX is het native Excel-formaat. PDF is bedoeld om te lezen en te archiveren.
Bevat de export btw per regel of alleen een totaal?
Beide. Je krijgt netto, btw, btw-tarief en bruto per regel, plus een samenvatting van de tarieven in de werkmap.
Werkt dit op de iPhone?
Nee. Portmoneo is een Android-app op Google Play. Een iOS-versie staat alleen op de wachtlijst.
Verstuurt Portmoneo mijn bestand zelf naar mijn boekhouder?
Nee. Jij deelt het bestand via de Android-share sheet, bijvoorbeeld naar e-mail of Drive. Portmoneo verstuurt niets uit zichzelf.
Wat als een bedrag in het bestand niet klopt?
Dan verbeter je de bon in de app en exporteer je opnieuw. De AI-extractie is een voorstel dat je zelf controleert; na je correctie bevat het nieuwe bestand het juiste bedrag.
Exporteer vandaag je eerste bestand
Download Portmoneo op Google Play, scan een bon en exporteer gratis een CSV. Stap over naar Premium wanneer je Excel, PDF en belastingrapporten nodig hebt voor je boekhouder.