Btw terugvorderen: btw-regels per bon, klaar voor je boekhouder
Btw terugvorderen betekent dat je de btw op zakelijke inkopen als voorbelasting verrekent. Portmoneo leest de btw per bon uit, toont wat binnen een jurisdictie terugvorderbaar is en exporteert een rapport voor je boekhouder. Het is administratie, geen aangifte of fiscaal advies.
Wat betekent btw terugvorderen in Portmoneo?
Portmoneo haalt per bon de btw eruit en laat zien welk deel je binnen een gekozen jurisdictie kunt terugvragen. Je beoordeelt elke post in een overzicht, past tarieven aan waar nodig en exporteert het resultaat voor je boekhouder.
Ben je btw-plichtig, dan is de btw op zakelijke inkopen meestal voorbelasting. Die verreken je met de btw die je zelf in rekening brengt. Voor een Nederlandse ondernemer gelden daarbij de Nederlandse regels: het algemene tarief is 21%, het verlaagde tarief 9% en voor sommige goederen en diensten geldt 0% of een vrijstelling. De tarieven van de Belastingdienst zijn het uitgangspunt.
Portmoneo rekent niets voor je uit alsof het de aangifte is. De app legt vast, groepeert en exporteert. Jij of je boekhouder bepaalt wat er in de aangifte komt.
Voor welke jurisdicties werkt de btw-wizard?
De regelcatalogus dekt twaalf jurisdicties. Je kiest waar de uitgave geldt, zodat de btw-behandeling bij die regio past en niet bij één wereldwijd tarief.
- Europa: Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië, Roemenië en het Verenigd Koninkrijk
- Amerika: Verenigde Staten en Canada
- Midden-Oosten: Verenigde Arabische Emiraten en Saoedi-Arabië
- Azië-Pacific: Australië en Indonesië
Nederland hoort niet bij die twaalf. Voor een Nederlandse btw-aangifte gebruik je dus de btw die Portmoneo per bon vastlegt en de export naar je boekhouder, niet de jurisdictie-analyse. Reis je voor je werk naar een van de twaalf landen, dan kun je die posten wel in de wizard beoordelen.
De wizard toont het vakbegrip dat het belastingkantoor in dat land gebruikt, zoals Vorsteuerabzug of frais professionnels. Dat scheelt vertaalwerk als je accountant met de buitenlandse regels werkt.
Hoe leest Portmoneo de btw van een bon?
Je fotografeert of importeert een bon. De app legt het document vast, waarna de cloud de regels uitleest: handelaar, datum, bedrag, valuta, btw-tarief en btw-bedrag per regel. Die gegevens komen in je lokale uitgavendatabase op je toestel.
Daarna gebeurt dit:
- Vastleggen. Je scant de bon of importeert een pdf, jpg of png.
- Uitlezen. De cloud haalt de regels en btw-tarieven uit het document.
- Controleren. Jij kijkt de velden na en past aan waar de extractie ernaast zit.
- Beoordelen. Je kiest de jurisdictie en ziet wat terugvorderbaar is.
- Exporteren. Je maakt een btw-rapport voor je boekhouder.
Portmoneo vraagt nooit om een banklogin en heeft geen toegang tot je bankrekening. De bon is je bron, niet je betaalverkeer. Meer over de capture-stap lees je bij bonnen scannen.
Wat staat er in het btw-rapport?
Het rapport groepeert je posten en toont de btw die je hebt betaald, welk deel terugvorderbaar is en welk deel niet. Je ziet de verdeling per tarief en per categorie, zodat je boekhouder niet door losse bonnen hoeft te zoeken.
Een paar dingen om te weten:
- De app toont alleen terugvorderbare btw als je als ondernemer staat ingesteld. Voor een werknemer zou een btw-terugvorderingscijfer misleidend zijn.
- Regels die geen eigen tarief hebben, vallen onder een algemeen tarief. Het aantal niet-geclassificeerde regels staat erbij, zodat je ze kunt nalopen.
- Kan de app de regelcatalogus niet lezen, dan blijven de cijfers nul in plaats van een gok.
Het btw-rapport exporteer je in Premium. Hoe je exports opbouwt voor je boekhouder, staat in uitgaven exporteren naar Excel. Wil je eerst zelf een tarief narekenen, gebruik dan de btw-calculator.
Wat doet Portmoneo niet?
Portmoneo dient geen btw-aangifte in, doet geen inkomstenbelasting en geeft geen fiscaal advies. De app berekent ook geen kilometers of rittenregistratie en houdt geen declaraties van personeel bij. Het is een administratie- en exporttool voor zzp’ers en freelancers.
Er is geen live koppeling met boekhoudpakketten. Je exporteert bestanden (CSV, Excel of PDF) en deelt die met je boekhouder. Geen Exact-, Moneybird- of e-Boekhouden-connector.
Zit je met een grensgeval, zoals een gemengde privé- en zakelijke aankoop, dan beslist je boekhouder. Portmoneo legt vast wat op de bon staat en laat jou de interpretatie. De Belastingdienst is het startpunt voor je eigen aangifte en de regels die daarbij gelden.
Lees ook het bredere overzicht in btw terugvragen voor freelancers.
Gratis versus Premium
| Functionaliteit | Gratis | Premium |
|---|---|---|
| Bonnen scannen | 5 per dag | Onbeperkt |
| Chatberichten | 5 per dag | 50 per dag |
| Geschiedenis | 90 dagen | Volledige geschiedenis |
| Export | CSV | CSV, Excel en PDF |
| Btw-rapport-export | Nee | Ja |
| AI-inzichten | Nee | Ja |
| Advertenties | Ja | Geen |
Premium sluit je af via Google Play. Portmoneo draait alleen op Android; een iOS-versie staat op de wachtlijst. Je gratis limiet is echt, zodat je weet wat je krijgt voordat je upgrade.
Veelgestelde vragen over btw terugvorderen
Kan ik met Portmoneo mijn Nederlandse btw-aangifte doen?
Nee. Nederland hoort niet bij de twaalf jurisdicties van de wizard. Portmoneo legt de btw per bon vast en exporteert die; de aangifte doe je zelf of via je boekhouder.
Werkt het btw-overzicht zonder internet?
Je opgeslagen posten en eerdere cijfers kun je offline bekijken, want de database staat op je toestel. Een nieuwe bon laten uitlezen vraagt wel een netwerkverbinding.
Hoe weet ik welk bedrag terugvorderbaar is?
De app toont per post de betaalde en de terugvorderbare btw. Controleer de tarieven en laat je boekhouder de definitieve behandeling bepalen.
Vraagt Portmoneo om mijn bankgegevens?
Nee. Portmoneo vraagt nooit om een banklogin en heeft geen toegang tot je bankrekening. Je werkt met de bonnen die je zelf scant.
Welke export krijg ik voor mijn boekhouder?
In Premium exporteer je een btw-rapport als PDF of CSV. In Gratis exporteer je je uitgaven als CSV. Bestanden deel je rechtstreeks vanuit de app.
Scan een zakelijke bon, controleer de btw en kijk wat er terugvorderbaar is. Download Portmoneo op Android en begin met een schone administratie.