Btw terugvragen als zzp'er: bonnen, voorwaarden en stappen

Je vraagt btw terug door de btw op zakelijke inkopen als voorbelasting af te trekken van de btw die je over je omzet aangeeft. Dat gebeurt in je btw-aangifte bij de Belastingdienst. Voorwaarde is een correcte btw-factuur en gebruik voor belaste omzet. Bonnen digitaal bewaren houdt je bewijs compleet.

Wanneer mag je btw terugvragen als zzp’er?

Je mag de btw over zakelijke inkopen aftrekken zodra je die gebruikt voor met btw belaste prestaties: 21%, 9%, 0%, of een levering waarbij de btw naar jou is verlegd. Je telt de btw op die je je klanten in rekening brengt, trekt je voorbelasting ervan af en draagt het saldo af. Is je voorbelasting hoger dan de btw over je omzet, dan krijg je het verschil terug via je aangifte.

Vrijgestelde omzet is de grens. Verricht je alleen vrijgestelde prestaties, dan valt er geen btw af te trekken. Gebruik je een aankoop deels privé of deels voor vrijgesteld werk, dan mag alleen het zakelijke en belaste deel mee. De Belastingdienst beschrijft de volledige regels op belastingdienst.nl.

Welke voorwaarden stelt de Belastingdienst aan btw-aftrek?

Drie dingen moeten kloppen: je gebruikt de aankoop voor je onderneming, je hebt een factuur waarop btw staat die aan de factuurvereisten voldoet, en de goederen of dienst zijn daadwerkelijk geleverd. Als ondernemer moet je zelf kunnen aantonen dat de aftrek klopt, dus bewaar elke factuur zorgvuldig.

Wat er in ieder geval op een btw-factuur hoort:

Onderdeel	Wat erop staat
Leverancier	Naam, adres en btw-identificatienummer
Factuur	Datum en een uniek, oplopend factuurnummer
Prestatie	Duidelijke omschrijving van goed of dienst
Bedrag	Bedrag excl. btw, het tarief en het btw-bedrag
Afnemer	Jouw bedrijfsnaam en adres

Bij kleine bedragen mag een leverancier een vereenvoudigde factuur sturen. Een kassabon zonder btw-specificatie is meestal geen geldige btw-factuur: die bewijst de aankoop, maar is geen basis voor aftrek. Twijfel je of een factuur voldoet, vraag het dan aan je boekhouder.

Hoe haal je de btw-regel uit een bon?

Zoek op de bon naar het btw-tarief en het btw-bedrag. Staat alleen het totaal inclusief btw vermeld, dan reken je de btw zelf uit. Voor 21% deel je het totaal door 1,21; voor 9% door 1,09. Het verschil tussen het totaal en het bedrag exclusief btw is de btw. De tarieven zelf staan bij de Belastingdienst.

Stappen die je per bon kunt volgen:

Lees het totaal inclusief btw van de bon.
Zoek het tarief: 21%, 9% of 0%.
Reken het bedrag exclusief btw uit en trek dat van het totaal af.
Noteer handelaar, datum, bedrag en btw-bedrag in je administratie.

Met de btw-calculator reken je dat in één keer uit, inclusief en exclusief. Portmoneo leest de btw-regel daarna uit je bon: de bonnenscanner haalt handelaar, datum, totaal en btw uit de afbeelding, waarna jij de velden controleert. Wil je de bedragen in een spreadsheet, dan kun je de btw-regel naar Excel exporteren.

Hoe bewaar je bonnen voor je btw-administratie?

Bewaar bonnen en facturen zo lang als de Belastingdienst voorschrijft en zo dat je ze later terugvindt. Een leesbare digitale kopie volstaat voor veel posten, maar het origineel kan nodig zijn. Scan daarom meteen op het moment van aankoop, dan raakt er niets zoek en blijven de gegevens compleet.

Dit ritme werkt in de praktijk:

Scan of fotografeer elke zakelijke bon direct na de betaling.
Vul waar nodig een categorie en een korte notitie in.
Bewaar een tweede kopie buiten je telefoon.
Exporteer periodiek een overzicht, zodat je boekhouder niet in een schoenendoos hoeft te zoeken.

Meer over bewaartermijnen en archivering staat in de gids over bonnetjes bewaren. Voor administratie-verwachtingen is Ondernemersplein een goede start; twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan aan je boekhouder.

Wat doet Portmoneo bij btw, en wat niet?

Portmoneo leest de btw-regel uit je bonnen en toont per jurisdictie hoeveel btw mogelijk terugvorderbaar is. Btw-terugvordering dekt twaalf jurisdicties, waaronder Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië, Roemenië en het Verenigd Koninkrijk. Nederland valt daar niet onder: voor Nederlandse btw verwerk je de bedragen zelf in je btw-aangifte.

Portmoneo doet geen btw-aangifte, geeft geen fiscaal advies en dient niets in bij de Belastingdienst. Wat het wel doet: bonnen scannen met de documentenscanner op je toestel, de gegevens in de cloud laten uitlezen, ze lokaal opslaan en exporteren als CSV (gratis), of PDF en Excel (Premium). Er is geen koppeling met Exact, AFAS, Moneybird of Snelstart, en we vragen nooit om een banklogin.

Veelgestelde vragen over btw terugvragen

Moet ik originele bonnen bewaren?

Vaak volstaat een leesbare digitale kopie; voor sommige posten kan het origineel nodig zijn. Scan direct en bewaar een reservekopie, dan zit je goed.

Mag ik btw van een privéaankoop terugvragen?

Nee. Btw over privégebruik is niet aftrekbaar. Gebruik je iets deels zakelijk en deels privé, dan mag alleen het zakelijke deel mee.

Hoe weet ik welk tarief geldt?

21% is het algemene tarief, 9% het verlaagde tarief, en 0% of een vrijstelling geldt in specifieke gevallen. Controleer het per goed of dienst bij de Belastingdienst en stem af met je boekhouder.

Rekent Portmoneo mijn btw-aangifte door?

Nee. Portmoneo haalt btw-bedragen uit bonnen en zet ze in een export; de aangifte en het oordeel over aftrek blijven bij jou en je boekhouder.

Begin met scannen op Android

Download Portmoneo op Google Play, scan een zakelijke bon en bekijk de btw-regel in je administratie. Gratis krijg je 5 scans per dag, 90 dagen geschiedenis en CSV-export; Premium voegt onbeperkt scannen, volledige geschiedenis, PDF en Excel en belastingrapport-export toe. De prijs staat in Google Play. Je gegevens staan local-first op je telefoon, cloudanalyse gebeurt alleen bij het scannen of chatten, en we vragen nooit om bankgegevens.

Bekijk ook de prijzen, de blog of de checklist voor belastingbonnen.