Bonnen voor de Belastingdienst: wat bewaar je en hoe archiveer je het?
Voor de Belastingdienst bewaar je alle bonnen en facturen die je zakelijke kosten onderbouwen, plus je in- en verkoopadministratie. Digitaal mag, zolang elk bestand leesbaar en compleet blijft. De bewaarplicht is 7 jaar voor basisgegevens en 10 jaar voor onroerende zaken.
Deze checklist helpt je beslissen wat je bewaart, hoe je een bon leesbaar houdt en hoe je alles terugvindt bij een controle. Je administratie is de basis van je aangifte; laat je boekhouder meedenken over de details.
Welke bonnen en documenten moet je bewaren?
Bewaar alles wat je zakelijke uitgave onderbouwt. Dat zijn niet alleen kassabonnen, maar ook facturen, betaalbewijzen en contracten. Twijfel je over een klein bedrag? Bewaar het. Kleine bonnen tellen op en zijn lastig te reconstrueren.
De basisdocumenten:
- Verkoopfacturen die je verstuurt aan klanten.
- Inkoopfacturen en kassabonnen van leveranciers en winkels.
- Betaalbewijzen, zoals bankafschriften die bij de factuur horen.
- Contracten en overeenkomsten met klanten en leveranciers.
- Btw-overzichten en je btw-aangiften.
- Loon- en pensioengegevens als je personeel hebt.
- Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand.
Een bankafschrift alleen is meestal niet genoeg. Het toont dat je hebt betaald, niet wat je kocht en welke btw erin zat. Bewaar daarom de gespecificeerde bon of factuur naast het betaalbewijs.
Hoe leesbaar moet een bewaarde bon zijn?
Een bon moet bij een controle te lezen zijn: handelaar, datum, bedrag en, waar van toepassing, de btw. Vervaagt het thermische papier, dan verdwijnt precies de informatie die de Belastingdienst wil zien. Een onleesbare bon is in de praktijk geen bewijs.
Zo houd je een bon leesbaar:
- Scan of fotografeer de bon op de dag van aankoop.
- Leg het document plat neer, zonder kreukels of schaduw.
- Controleer of de tekst in de afbeelding leesbaar is.
- Bewaar een pdf of foto, niet alleen een link naar een winkelportaal.
Met Portmoneo fotografeer je een bon op Android. De app legt het document vast, waarna de cloud de regels uitleest. Jij controleert handelaar, datum, bedrag en btw zelf. Zo staat elke post met bewijs in je administratie. Meer over de flow lees je bij bonnen scannen.
Hoe archiveer je bonnen digitaal?
Digitaal archiveren mag, als de bestanden compleet, correct en raadpleegbaar blijven. Dat betekent: één bestand per bon, een duidelijke bestandsnaam en een vaste mapstructuur per jaar. Gooi het origineel niet weg voordat de scan leesbaar is.
Een werkbare structuur:
| Laag | Voorbeeld | Waarom |
|---|---|---|
| Jaar | 2026 | Houdt jaren gescheiden |
| Categorie | Reiskosten, kantoor, software | Maakt zoeken snel |
| Document | 2026-03-14_trein_Amsterdam.pdf | Datum, onderwerp, plaats |
| Categorie-tag | Klant X | Handig bij projectvragen |
Bewaar je administratie op twee plekken, bijvoorbeeld op je telefoon en in een back-up. Eén kopie is geen back-up. Een gestructureerde map met leesbare bestanden vindt je boekhouder prettiger dan een stapel foto’s zonder naam.
Hoelang moet je bonnen bewaren?
De fiscale bewaarplicht is 7 jaar voor de basisgegevens van je administratie. Gegevens over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Verkoop je goederen of diensten in de EU via het éénloketsysteem, dan geldt voor die posten ook 10 jaar. De Belastingdienst noemt de termijnen en wanneer ze ingaan.
De termijn begint niet altijd op de factuurdatum. Bij een meerjarig contract loopt de bewaartermijn pas na afloop van het contract. Stop je met je onderneming, dan blijft de bewaarplicht gelden voor de lopende termijn.
Digitaal bewaren verandert niets aan de termijn. Het maakt het wel makkelijker: je kunt oude jaren doorzoeken zonder dozen te verslepen.
Welke fouten kosten je tijd bij een controle?
De meeste problemen komen niet door een fout bedrag, maar door ontbrekend bewijs. Een bon die je niet meer hebt, is lastiger te verdedigen dan een bon met een verkeerde categorie. Voorkom deze fouten:
- Bonnen pas aan het eind van het jaar verwerken.
- Alleen een bankafschrift bewaren zonder gespecificeerde bon.
- Foto’s zonder datum of omschrijving opslaan.
- Alles op één toestel bewaren zonder back-up.
- Het origineel weggooien voordat de scan leesbaar is.
Een vaste gewoonte lost het meest op: scan de bon zodra je betaalt en vul het doel meteen in. Je hoeft dan bij de aangifte niets te reconstrueren.
Hoe helpt Portmoneo bij je bonnenadministratie?
Portmoneo is een Android-app die bonnen vastlegt en je administratie local-first opslaat op je toestel. De app scant, leest regels uit en bewaart de posten in een lokale database. Je exporteert ze als bestand voor je boekhouder.
Wat je gratis krijgt: 5 scans per dag, 5 chatberichten per dag, 90 dagen geschiedenis en CSV-export. In Premium komen onbeperkt scannen, 50 chatberichten per dag, volledige geschiedenis, PDF- en Excel-export, AI-inzichten en een advertentievrije app. De prijs staat in Google Play.
Portmoneo vraagt nooit om bankgegevens en koppelt niet met je boekhoudpakket. Je exporteert bestanden en levert die aan bij je boekhouder. Hoe je die export opbouwt, staat in bonnen exporteren naar Excel.
Welke kosten je vervolgens mag aftrekken, lees je in het overzicht van aftrekposten voor ZZP’ers.
Veelgestelde vragen over bonnen bewaren
Moet ik bonnen op papier bewaren?
Nee. Digitaal bewaren mag, zolang de bestanden leesbaar, compleet en raadpleegbaar zijn. Bewaar het origineel tot je zeker weet dat de scan goed is.
Hoe lang moet ik bonnen bewaren?
Reken op 7 jaar voor de basisgegevens van je administratie en 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken. Voor sommige posten kan een andere termijn gelden; het Ondernemersplein geeft het volledige overzicht.
Mag ik een foto van een bon als bewijs gebruiken?
Ja, als de afbeelding leesbaar is en handelaar, datum en bedrag toont. Een wazige foto zonder bedrag is geen bruikbaar bewijs.
Moet ik ook mislukte of privé-aankopen bewaren?
Nee. Bewaar wat bij je onderneming hoort. Houd privé en zakelijk gescheiden, zodat je administratie klopt als iemand meeleest.
Maak van bonnen bewaren een gewoonte in plaats van een jaarlijkse opruiming. Download Portmoneo op Android, scan je eerste bon en laat de app de rest ordenen.