Exporter les dépenses Excel, CSV et PDF pour votre comptable

Portmoneo exporte vos dépenses sous forme de fichiers, pas par une connexion comptable. Le CSV est inclus dans l’offre gratuite ; l’Excel (XLSX) et le PDF demandent Premium. Vous partez de votre grand livre local, vous choisissez la période, puis vous partagez le fichier avec votre comptable. Voici les colonnes exactes et les étapes.

Comment exporter vos dépenses en CSV gratuitement ?

Le CSV est disponible pour tous les comptes, y compris l’offre gratuite. Il contient une ligne par dépense, avec les montants hors taxe, la TVA et le total. C’est le format le plus simple à ouvrir dans un tableur.

1. Ouvrez l’historique des dépenses dans l’application.
2. Touchez l’icône de téléchargement dans la barre du haut.
3. Choisissez le format CSV et la période (dans la limite de votre historique).
4. Validez, puis partagez le fichier via la feuille de partage Android : e-mail, Drive, ou l’application de votre choix.

Le fichier est encodé en UTF-8 et commence par une ligne d’en-tête, donc il s’ouvre proprement dans Excel, LibreOffice Calc ou Google Sheets sans étape d’import supplémentaire.

Quelles colonnes trouve-t-on dans l’export Excel ?

L’export Excel génère un classeur .xlsx avec trois feuilles. La première liste les dépenses, la deuxième détaille chaque article du reçu, la troisième récapitule les totaux. Voici les en-têtes tels qu’ils apparaissent dans la version française de l’application.

Feuille	Colonnes
Dépenses	Date, Commerçant, Catégorie, Montant HT, Montant TVA, Total TTC, Devise, Taux applicables, ID de référence (audit)
Détails des articles	ID de référence (audit), Commerçant, Description, Catégorie, Quantité, Prix unitaire, Montant HT, Taux de TVA, Montant TVA, Total TTC
Résumé	Libellé et Valeur : Total des dépenses, Date d’exportation, Plage de dates, Montant total par devise

Le CSV reprend les colonnes principales dans cet ordre : Commerçant, Date, HT, TVA, TTC, Devise, Catégorie, Taux, ID dépense. Il ne contient pas la feuille de détail des articles, qui n’existe que dans le classeur Excel.

Deux points pratiques. D’abord, la colonne Catégorie affiche le nom de la catégorie, pas un identifiant technique : votre comptable lit directement « Fournitures » ou « Déplacements ». Ensuite, la colonne d’identifiant (audit) permet de recouper une ligne exportée avec le reçu correspondant dans l’application.

Comment transmettre le fichier à votre comptable ?

Le plus simple reste l’envoi direct depuis le téléphone. Vous n’avez pas besoin de créer un compte partagé ni d’inviter votre comptable dans un espace multi-utilisateur : Portmoneo est conçu pour un usage solo, et l’échange passe par le fichier.

1. Depuis l’écran d’export, choisissez la période correspondant à la remise (mois, trimestre, année disponible).
2. Exportez en Excel si votre comptable veut la ventilation par article, en CSV s’il préfère importer dans son propre outil, en PDF s’il veut un document figé à lire.
3. Partagez le fichier par e-mail ou via son espace de dépôt habituel.
4. Conservez vos reçus dans l’application : le fichier est un récapitulatif, pas le justificatif.

Si vous exercez en micro-entreprise, le guide comptabilité auto-entrepreneur explique quoi transmettre et à quelle fréquence. Pour un usage plus large, le guide notes de frais détaille la tenue du registre au fil de l’année.

CSV, Excel ou PDF : lequel choisir ?

Le format dépend de la personne qui reçoit le fichier, pas de vos préférences. Les trois sortent de la même période et du même grand livre ; seule la mise en forme change.

• CSV : une ligne par dépense, séparateur virgule, à importer dans un tableur ou un outil comptable. Gratuit.
• Excel (XLSX) : trois feuilles, dont le détail des articles de chaque reçu. Premium.
• PDF : un document figé, lisible sans tableur, pratique pour archiver ou transmettre en l’état. Premium.

Si votre comptable importe les données dans son logiciel, le CSV suffit souvent. S’il veut la ventilation par article, prenez l’Excel. S’il veut un document à lire sans manipulation, le PDF est le plus adapté. Dans le doute, demandez-lui le format qu’il préfère avant la première remise : vous éviterez de refaire l’export au dernier moment.

Existe-t-il une connexion directe à un logiciel comptable ?

Non. Portmoneo ne propose pas de connecteur live vers QuickBooks, Xero, DATEV ou un autre logiciel comptable, et il n’y a pas d’API de synchronisation. L’export produit des fichiers, que vous importez ou joignez manuellement.

Ce choix a une contrepartie claire. Vous gagnez un format lisible par n’importe quel outil et vous ne dépendez d’aucune intégration propriétaire. En échange, la dernière étape — déposer le fichier dans le logiciel de votre comptable — reste manuelle. Si un guide promet une « synchronisation comptable » automatique avec Portmoneo, il est inexact.

Le détail des formats disponibles figure dans la page reçu vers Excel, CSV et PDF, et le point de départ reste la capture et l’analyse des reçus.

Quelles limites faut-il connaître avant d’exporter ?

Le périmètre de l’export dépend de votre offre et de la période disponible dans l’historique. Free couvre 90 jours d’historique ; Premium donne accès à l’historique complet. Un export reste une photo de ce que vous avez relu et enregistré : si un reçu n’a pas été validé, il n’apparaît pas.

• Free : 5 scans par jour, historique de 90 jours, export CSV.
• Premium : scans illimités, historique complet, exports Excel et PDF, rapport fiscal, sans publicité.
• Rapport fiscal : l’export dédié à la TVA récupérable (CSV ou PDF) est également réservé à Premium.
• Plateforme : Android uniquement ; iOS est en liste d’attente, et il n’existe pas d’application web.
• Prix : le tarif Premium s’affiche dans Google Play, pas sur cette page.

Un dernier point de méthode : vérifiez le fichier avant de l’envoyer. L’extraction est automatique, mais la relecture humaine reste votre responsabilité, et c’est elle qui rend le document fiable pour la compta. Pour le cadre légal de conservation des pièces, consultez impots.gouv.fr, service-public.fr et bpifrance-creation.fr.