Decont de cheltuieli: cum îl întocmești corect
Un decont de cheltuieli este documentul prin care justifici sumele cheltuite în interesul firmei: are o secțiune de încasări și plăți, iar la el se anexează bonurile, facturile și dovezile de plată. Un decont corect leagă fiecare sumă de un document, astfel încât contabilul sau controlul să poată reconstrui cheltuiala.
Un decont ținut prost se vede abia la control, când lipsesc bonuri sau nu se știe cine a plătit. Mai jos găsești ce documente se anexează, un model de decont pe coloane, regulile fiscale care contează pentru deplasări și cum strângi totul fără teancuri de hârtie.
Ce este un decont de cheltuieli și când ai nevoie de el?
Decontul de cheltuieli justifică banii primiți și cheltuiți în interesul firmei. Apare în trei situații: când un angajat primește un avans pentru o deplasare, când plătește din buzunar cheltuieli de serviciu și când firma decontează transport, cazare sau protocol.
Codul muncii reglementează delegarea: salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, plus o indemnizație de delegare. Decontul este documentul care pune acele sume cap la cap cu dovezile.
Decontul nu este o factură și nu ține locul unei facturi. El este documentul intern care adună documentele externe și arată ce a plătit firma, prin cine și pentru ce.
Ce documente se anexează la un decont de cheltuieli?
La decont se anexează orice document care dovedește o cheltuială și o plată. Fără ele, suma rămâne o afirmație. Lista obișnuită:
- Facturi fiscale, emise pe numele firmei, cu CUI-ul corect.
- Bonuri fiscale, când factura nu există sau nu se emite.
- Bilete de transport: tren, avion, taxi, combustibil.
- Factura de cazare, dacă deplasarea a durat mai mult de o zi.
- Ordinul de deplasare sau decizia de delegare, aprobată de conducere.
- Dovada plății: chitanță de card, extras de cont sau bon de casă.
Un bon fără CUI-ul firmei nu permite deducerea TVA. Dacă nu mai poți obține factura, bonul se anexează la decont, iar cheltuiala se justifică prin documentul de aprobare. Verifică fiecare document înainte să îl pui în dosar, nu la final de lună.
Cine aprobă decontul și ce se întâmplă cu avansul?
Decontul se aprobă de persoana care a autorizat cheltuiala, de regulă managerul sau administratorul. Aprobarea transformă un teanc de bonuri într-o cheltuială acceptată.
La închidere se compară avansul primit cu totalul cheltuielilor. Dacă avansul depășește cheltuielile, diferența se restituie firmei. Dacă cheltuielile depășesc avansul, firma plătește diferența. Ambele situații se consemnează pe același decont, cu data și semnătura celui care aprobă.
Cum arată un model de decont de cheltuieli?
Un decont folositor are coloane clare, astfel încât contabilul să nu ghicească nimic. Iată modelul minim:
| Coloană | Ce pui în ea |
|---|---|
| Data | ziua în care s-a făcut cheltuiala |
| Document | tipul și numărul bonului sau facturii |
| Furnizor | magazinul, restaurantul, transportatorul |
| Categorie | transport, cazare, masă, protocol, materiale |
| Sumă | valoarea plătită, cu mențiunea dacă include TVA |
| TVA | taxa, dacă documentul o separă |
| Plătit de | persoana care a scos banii |
| Observații | scopul cheltuielii sau proiectul |
Categoriile contează pentru că nu toate cheltuielile sunt deductibile în același fel. Le poți pregăti în avans și aplica bonurilor, ca să nu sortezi manual la final de lună. Bonusul practic este că un decont pe coloane se verifică în câteva minute, chiar și de o altă persoană.
Ce reguli fiscale contează pentru decont?
Codul fiscal stabilește că indemnizația de delegare este neimpozabilă în limita a 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru personalul din instituțiile publice, în limita a 3 salarii de bază. Sumele primite pe perioada delegării se consideră venituri aferente lunii în care se aprobă decontul, nu lunii în care s-a făcut deplasarea.
Cheltuielile de transport și cazare se justifică separat, cu documente. Indemnizația de delegare este plafonată, iar partea care depășește plafonul devine venit impozabil. Portmoneo nu calculează indemnizația de delegare și nu stabilește plafonul: aplicația strânge și organizează documentele, iar calculul îl face contabilul.
Confirmă tratamentul fiecărei cheltuieli cu un contabil. Regulile diferă dacă ești angajat, PFA sau firmă cu angajați.
Decont pentru angajat sau pentru PFA?
Un angajat delegat are un decont de deplasare, cu avans, indemnizație și documente de transport. Pentru un PFA sau un freelancer, „decontul” este registrul lunar al cheltuielilor de activitate pe care îl predai contabilului, nu o decontare de avans.
În ambele cazuri, miezul este același: fiecare sumă are un document în spate. Diferența apare la calculul taxelor, nu la modul de organizare.
Cum eviți un decont respins?
Cele mai frecvente respingeri vin din documente incomplete: bon fără CUI dacă ți-ai propus deducerea TVA, lipsă dovada plății sau o cheltuială care nu a fost aprobată înainte. Verifică aceste trei lucruri înainte să depui decontul.
Al doilea motiv este ordinea. Un decont care amestecă facturi de transport cu protocol și cazare fără nicio categorie se întoarce mereu cu întrebări. Separă categoriile de la început și adaugă o notă scurtă la fiecare sumă neobișnuită.
Cum strângi documentele pentru decont cu Portmoneo?
Portmoneo adună bonurile și facturile într-un singur loc, ca să nu ajungi cu un teanc de hârtii la final de lună. Scanezi bonul cu telefonul Android, iar analiza AI din cloud extrage comerciantul, data, liniile și cotele de TVA. Cheltuielile rămân într-o bază de date locală, iar aplicația de cheltuieli funcționează și fără internet pentru introducerea manuală.
La final, exporti un fișier CSV sau Excel și îl atașezi la decont. Versiunea gratuită include 5 scanări pe zi, istoric de 90 de zile și export CSV; Premium deblochează scanări nelimitate, istoric complet și export PDF sau Excel. Datele de autentificare bancară nu sunt niciodată solicitate.
Încearcă Portmoneo pe Android
Descarcă Portmoneo din Google Play, scanează primul bon și vezi cum arată decontul tău. Pentru întrebări, scrie la support@portmoneo.com.