Bon fiscal sau factură: cum deduci corect o cheltuială
Un bon fiscal este documentul emis de un aparat de marcat electronic fiscal prin care un comerciant atestă o vânzare către populație; conține emitentul și CUI-ul acestuia, numărul, data și ora, articolele, cota de TVA și totalul. Pentru deducerea TVA, însă, un bon fără CUI-ul cumpărătorului nu este suficient.
Confuzia dintre bon și factură costă. Firmele care deduc TVA pe bonuri fără cod de identificare fiscală ajung să corecteze declarațiile. În continuare vezi exact ce trebuie să conțină un bon fiscal, când ai nevoie de factură și cum transformi bonurile în documente pe care le predai contabilului.
Ce este bonul fiscal și ce trebuie să conțină?
Bonul fiscal este documentul emis de aparatul de marcat electronic fiscal. Comercianții care încasează de la populație, cu numerar sau card, sunt obligați să îl emită și să îl înmâneze clientului, potrivit OUG 28/1999. El dovedește plata și poate sta la baza înregistrării cheltuielii.
Legea stabilește conținutul minim. Pe un bon fiscal tipărit găsești, de regulă:
- denumirea și codul de identificare fiscală ale comerciantului;
- adresa locului unde este instalat aparatul de marcat;
- logotipul și seria fiscală a aparatului;
- numărul de ordine;
- data și ora emiterii;
- denumirea fiecărui produs sau serviciu, prețul unitar și cantitatea;
- valoarea fiecărei operațiuni, cu TVA și cota aplicată;
- valoarea totală a bonului și totalul TVA pe cote;
- valoarea operațiunilor scutite de TVA, dacă există.
La aparatele cu jurnal electronic, bonul trebuie să conțină în plus unitatea de măsură, codul de identificare fiscală al cumpărătorului la cererea acestuia și numărul de identificare al bonului. Data, numărul bonului și seria fiscală se tipăresc și sub formă de cod QR, conform Ministerului Finanțelor.
Bon fiscal sau factură: care este diferența?
Bonul fiscal atestă plata către populație, iar factura este documentul care nominalizează cumpărătorul și care deschide dreptul de deducere a TVA. Codul fiscal descrie factura, inclusiv factura simplificată, care se poate emite pentru valori de până la 100 euro.
Pentru o firmă, un bon care nu poartă CUI-ul ei nu este document de deducere a TVA. Comerciantul este totuși obligat să elibereze factura la cerere, chiar dacă a emis deja bonul.
| Criteriu | Bon fiscal | Factură |
|---|---|---|
| Cine îl emite | comerciantul, prin aparat de marcat | persoana impozabilă |
| Nominalizează cumpărătorul | doar la cerere, cu CUI | da, pentru persoane impozabile |
| Deducere TVA | nu, fără CUI-ul firmei | da, în condițiile legii |
| Justifică cheltuiala | da, ca document justificativ | da |
| Când se emite | obligatoriu la vânzarea către populație | la cerere sau când legea o cere |
Când poți deconta un bon fiscal fără CUI?
Un bon fără CUI-ul firmei nu susține deducerea TVA, dar cheltuiala poate fi justificată. Soluția curată este să ceri factura de la comerciant; dacă nu mai este posibil, anexezi bonul la un decont de cheltuieli. Pașii, în ordine:
- Cere factura de la comerciant și păstrează bonul anexat la ea.
- Dacă factura nu mai poate fi emisă, justifică plata prin documente precum ordinul de deplasare sau decontul de cheltuieli, avizate de persoana care aprobă cheltuiala.
- Scrie pe document cine a plătit și în ce scop, ca bonul să nu rămână orfan.
- Păstrează dovada plății, extrasul de cont sau confirmarea cardului, alături de bon.
Fără CUI-ul firmei, TVA-ul de pe bon rămâne nedeductibil. Dacă îți trebuie taxa recuperabilă, ai nevoie de factura corectă.
Cât valorează un bon fiscal fără factură?
Nu există o sumă unică peste care bonul devine inutil, pentru că depinde de ce vrei să faci cu el. Pentru deducerea TVA, pragul care contează este al facturii simplificate: până la 100 euro, o factură simplificată poate ține locul unei facturi complete, dacă are CUI-ul cumpărătorului. Peste acest prag, pentru deducere ai nevoie de factura completă.
Pentru înregistrarea cheltuielii, bonul poate fi document justificativ alături de decontul de cheltuieli și de dovada plății. Dacă firma nu poate obține factură, un contabil îți spune dacă și cum se înregistrează suma.
Ce reprezintă numărul bonului fiscal?
Numărul bonului fiscal este numărul de ordine care identifică bonul în evidența aparatului de marcat. La aparatele cu jurnal electronic, el este tipărit și ca număr de identificare, împreună cu data și seria fiscală, sub formă de cod QR.
Numărul te ajută la două lucruri: verifici un bon scanat și eviți să încarci același document de două ori. La un control, numărul unic și data sunt exact elementele care arată că o cheltuială nu a fost înregistrată duplicat.
Cum păstrezi bonurile fiscale pentru control?
Păstrează bonurile astfel încât să poți arăta oricând suma, data și cine a plătit. Legea contabilității nr. 82/1991 cere ca operațiunile să fie consemnate într-un document justificativ complet; termenul de păstrare este stabilit prin aceeași lege, așa că verifică-l cu contabilul tău.
Hârtia termică se șterge în câteva luni dacă o ții la cald sau la lumină. O fotografie lizibilă, făcută imediat, rezolvă problema. Aici intervine Portmoneo: scanarea bonurilor folosește scannerul de documente al telefonului, iar analiza AI din cloud extrage comerciantul, data, liniile și cotele de TVA. Cheltuielile rămân într-o bază de date locală pe Android, iar introducerea manuală merge și fără internet.
Cum te ajută Portmoneo cu bonurile fiscale?
Portmoneo transformă bonurile scanate în date pe care le poți verifica și exporta. Versiunea gratuită include 5 scanări pe zi, un istoric de 90 de zile și export CSV. Premium deblochează scanări nelimitate, istoric complet și export PDF sau Excel.
Modulul de recuperare TVA acoperă 12 jurisdicții, inclusiv România, și îți arată taxa recuperabilă și cheltuielile deductibile. Exportul în Excel sau CSV ajunge la contabil. Integrare directă cu un program de contabilitate nu există, iar datele bancare nu sunt niciodată solicitate.
Portmoneo nu depune declarații și nu oferă consultanță fiscală. Confirmă tratamentul fiecărei cheltuieli cu contabilul tău.
Încearcă Portmoneo pe Android
Descarcă Portmoneo din Google Play, scanează primul bon și vezi ce date se extrag. Pentru întrebări, scrie la support@portmoneo.com.