Cómo llevar el libro de ingresos y gastos y fijar un presupuesto mensual
El libro de ingresos y gastos es el registro donde un autónomo anota, por orden de fecha, lo que cobra y lo que paga. No es una declaración ni un cálculo de impuestos: es la prueba ordenada de tus números. Si lo alimentas cada semana y guardas la factura de cada línea, el trimestre deja de ser una carrera.
¿Qué es el libro de ingresos y gastos y quién debe llevarlo?
El libro de ingresos y gastos es el registro obligatorio de los ingresos y gastos de tu actividad económica. Lo llevan los autónomos que tributan en estimación directa, la modalidad más habitual: al final, ingresos menos gastos justificados.
La norma no te impone una plantilla concreta, pero sí exige que las anotaciones sean fieles, completas y legibles, y que cada apunte apunte a su justificante. La AEAT reúne las obligaciones en su página de Facturación y Registro.
Además de este libro, tu actividad encaja con otros: el libro registro de facturas expedidas y recibidas para el IVA y el libro de bienes y derechos de inversión, cuando tienes equipo que se amortiza. No los mezcles. El libro de ingresos y gastos ordena la actividad; los libros de IVA ordenan el impuesto. La AEAT los describe en Libros registro de IVA.
¿Qué anotas en el libro registro de compras y gastos?
Anotas los mismos datos que ya vienen en la factura. Si el dato está en el documento, copiarlo es mecánico; el problema aparece cuando se hace con prisa y a última hora.
| Dato | Qué escribes |
|---|---|
| Fecha | El día de la operación, no el del escaneo. |
| Número de factura | El que figura en el documento; es tu referencia para encontrar el original. |
| Emisor o cliente | El proveedor del gasto o el cliente que te paga. |
| Base imponible | El importe sin impuestos. |
| Cuota de IVA | El IVA soportado o repercutido que consta en la factura. |
| Total | La base más la cuota. |
Mantén una fila por factura y no mezcles importes con impuestos incluidos y sin ellos en la misma columna. Esa mezcla es el error más común cuando el libro se lleva a mano.
¿Cómo se relacionan el libro de ingresos y gastos y los libros de IVA?
Son registros distintos que comparten la misma factura. Cada vez que anotas un gasto en el libro de compras y gastos, ese documento también alimenta el libro registro de facturas recibidas, donde queda la cuota de IVA para tu asesor.
Por eso conviene que el registro nazca del documento y no al revés. Si primero guardas la factura y después la clasificas, los dos libros dicen lo mismo. Si tecleas los importes de memoria, aparecen descuadres y tu asesor pierde horas buscando la diferencia.
El Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación, detalla qué debe contener una factura y cuándo basta una factura simplificada. Merece la pena consultarlo cuando un proveedor te entrega un documento que no encaja con lo esperado.
¿Cómo pasar de la caja de recibos a un libro ordenado?
El libro no se escribe de golpe en marzo. Se construye durante todo el año con una rutina de cinco pasos:
- Captura cada compra en el momento. Portmoneo abre el escáner de documentos de ML Kit en el móvil: recorta los bordes y endereza la imagen en el propio dispositivo.
- Deja que el análisis en la nube extraiga comercio, fecha, total, moneda, líneas de artículo e impuestos. La extracción la hace un modelo multimodal en la nube; Gemini no se ejecuta en el teléfono, así que este paso necesita conexión.
- Revisa lo extraído. Corrige una fecha mal leída o una cuota de IVA y añade una nota con el cliente o el proyecto. Los datos quedan en tu base de datos local SQLite; el sync en la nube de las líneas es opcional.
- Ordena por categoría. Así el libro de compras y gastos llega clasificado a tu asesor, que ve de un vistazo qué es cada cosa.
- Exporta cuando toque. La exportación a Excel o CSV está en el plan gratuito; Excel, PDF y el informe fiscal llegan con Premium. Son archivos, listos para abrir en Excel o Google Sheets, no una conexión directa a tu programa de contabilidad.
El plan gratuito incluye 5 escaneos al día y 5 mensajes de chat al día, con 90 días de historial. Portmoneo es una app Android y no pide ningún acceso a tu banco.
¿Qué errores arruinan un libro de ingresos y gastos?
Casi todos los descuadres vienen de los mismos hábitos:
- Apuntar gastos sin factura. El gasto existe, pero no puedes justificarlo.
- Numerar de memoria. Un número mal copiado te obliga a buscar el papel otra vez.
- Mezclar lo personal con lo profesional. Dificulta separar la parte afecta a la actividad.
- Dejar los recibos en una caja y registrarlos en marzo. La memoria falla y el detalle se pierde.
- Cambiar de criterio cada trimestre. Si un mes usas “software” y otro “licencias”, el resumen deja de ser comparable.
Un registro limpio tarda minutos al día. Reconstruirlo de cero suele costar un fin de semana entero. Si quieres un método paralelo para los documentos, revisa la checklist de recibos para impuestos.
¿Para qué sirve un presupuesto mensual si ya llevas el libro?
El libro te cuenta lo que pasó; el presupuesto mensual te avisa mientras el mes corre. Fijas un tope para el total, para una categoría o para una tienda, y la app lo compara con los gastos que ya tienes registrados: cuánto llevas gastado, cuánto queda y cuántos días faltan.
El presupuesto se alimenta de los gastos escaneados o apuntados a mano, no de una cuenta bancaria conectada. Si una factura no entra en el libro, tampoco entra en el presupuesto. Ese detalle lo separa de las apps que leen tu banco: aquí el límite se apoya en tu propio registro.
¿Cuántos presupuestos entran en el plan gratuito?
En Free puedes tener un presupuesto general, tres por categoría y uno por tienda; en Premium las categorías dejan de tener tope y se suman los avisos con umbral, el arrastre del sobrante y la comparación con el gasto real. El desglose de planes, los ámbitos y los periodos está en la app de control de gastos.
El chat no crea presupuestos: se piden y se ajustan en la pantalla de presupuestos de la app. Lo que sí hace es responder sobre los que ya tienes, por ejemplo «¿cuánto me queda de gasolina este mes?». Este libro es el registro ordenado; el presupuesto es la señal de aviso, y verás las tartas de gasto frente al límite en analytics de gastos.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un programa de contabilidad para llevar el libro de ingresos y gastos?
No. Para empezar basta una hoja de cálculo con las columnas de la tabla anterior. El registro tiene que ser ordenado y estar respaldado por los justificantes; la herramienta es lo de menos.
¿Puedo guardar solo la foto del recibo?
Puedes conservar una copia digital, siempre que sea fiel e íntegra al original. Muchos autónomos combinan la imagen con una fila de datos estructurados: la imagen prueba el gasto y la fila permite sumar. Portmoneo guarda las dos cosas, el documento escaneado y las líneas extraídas.
¿Cómo paso el libro a mi asesor?
Exporta el periodo y envíale el archivo. Con la opción de exportar gastos a Excel o CSV, tu asesor recibe fecha, comercio, categoría, base y cuota en columnas separadas. El CSV está disponible en el plan gratuito; Excel y PDF, en Premium.
¿Esto vale también para el IVA?
Sí. El mismo gasto alimenta el libro registro de facturas recibidas. Si la factura es completa y está a tu nombre, el IVA de esa compra es deducible; lo detallamos en IVA deducible. Portmoneo no presenta impuestos ni asesora fiscalmente — confirma con tu asesor.
¿Y si solo quiero ver cuánto IVA llevo acumulado?
Puedes revisar el IVA soportado por periodo en el registro de IVA recuperable que la app calcula con tu perfil fiscal y tu jurisdicción. Es una vista de tus gastos, no un cálculo de la declaración.
El libro de ingresos y gastos no premia al que escribe más rápido, sino al que no pierde ni una factura. Elige una rutina, captura en el momento y deja que la app ordene los datos. Descarga Portmoneo, empieza con el plan gratuito y llega al trimestre con el trabajo ya hecho.