sevDesk Alternative: Wann reine Belegerfassung reicht

Wer nur Belege scannen und Ausgaben sortieren will, kommt mit Portmoneo günstiger weg: Android-Belegscanner mit KI-OCR und lokalem Ausgabenbuch, ohne Bank-Login. sevDesk ist dagegen eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Betriebe, die Rechnungen schreiben, Bankumsätze abgleichen und die Buchhaltung an die Kanzlei übergeben. Ob Sie zur Suite greifen müssen, hängt an einer Frage: Müssen Sie Bücher führen?

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Wo sevDesk beginnt und Portmoneo endet

sevDesk führt die Buchhaltung eines Betriebs: Rechnungen, offene Posten, Bankabgleich, E-Rechnung und DATEV-Export. Portmoneo sammelt Belege und macht Ausgaben sichtbar. Das eine ist ein Buchhaltungssystem, das andere ein Belegbuch.

Auf der sevDesk-Website stehen genau diese Bausteine: Rechnungen und Angebote, Belegerfassung, Bank-Anbindung und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Wer Kundenaufträge abrechnet, braucht Pflichtangaben, einen Nummernkreis und E-Rechnungen nach ZUGFeRD oder XRechnung. Portmoneo deckt davon nur die Belegerfassung ab.

Das ist keine Wertung, sondern eine Kategorie-Frage. Ein Belegbuch ersetzt keine Buchhaltung, und eine Buchhaltung ist für einen Belegstapel mehr Werkzeug als nötig.

Für wen sevDesk die richtige Wahl ist

sevDesk passt, wenn Sie Rechnungen schreiben, offene Posten verfolgen, Bankumsätze abgleichen und die Buchhaltung als Ganzes führen. Erwartet Ihre Kanzlei DATEV-Daten statt einer Excel-Datei, ist die Suite der direktere Weg.

Konkret passt sevDesk, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Sie stellen Rechnungen mit fortlaufender Nummer.
• Sie müssen E-Rechnungen versenden.
• Ihr Steuerberater liest DATEV-Daten ein.
• Sie wollen Zahlungen automatisch aus dem Konto vorsortieren.

Wer keinen dieser Punkte bejaht, bezahlt bei sevDesk für Funktionen, die er im Alltag nie öffnet.

Für wen reine Belegerfassung reicht

Wenn Ihr Bedarf „Belege scannen, sortieren, exportieren” heißt, reicht Portmoneo. Es ist ein Android-Belegscanner mit KI-OCR und lokalem Ausgabenbuch, das die Übersicht an die Steuerberatung weitergibt — ohne Buchhaltung und ohne Konto.

Free umfasst 5 Belegscans und 5 Chat-Nachrichten pro Tag, 90 Tage Historie, Werbung und CSV-Export. Premium hebt die Scans auf unbegrenzt, erlaubt 50 Nachrichten täglich, zeigt die volle Historie und exportiert PDF, Excel sowie einen Steuerbericht.

Der Ablauf bleibt schmal: scannen, Kategorien prüfen, Datei exportieren. Wie die Felder in eine Tabelle kommen, steht unter Beleg nach Excel; was die App beim Scannen macht, unter Belege scannen mit der kostenlosen App.

Vergleichstabelle: Portmoneo gegen sevDesk

Die Tabelle trennt Belegbuch und Buchhaltungssuite. Angaben zu sevDesk stammen von dessen Website; Portmoneo-Limits stehen auf der Seite Preise.

Funktion / Punkt	Portmoneo	sevDesk (laut eigener Website)
Rechnung schreiben	Nein	Ja, Rechnungen und Angebote
Buchhaltung	Nein, keine doppelte Buchführung	Ja, laufende Buchhaltung inklusive Export
Belegerfassung	Ja, Scan mit KI-OCR und Kategorien	Ja, Belegerfassung mit OCR
E-Rechnung	Nein	Ja, E-Rechnung wird beworben
DATEV	Nur Datei-Export (CSV, Excel, PDF), kein Live-Connector	DATEV-Export und Kanzlei-Übergabe beworben
Bank-Login	Nein, keine Bankzugangsdaten	Ja, Bank-Anbindung und Zahlungsabgleich
Preis	Free: 5 Scans/Tag, 5 Chats, 90 Tage, CSV; Premium in Google Play	Kostenpflichtige Tarife, aktuelle Preise auf sevdesk.de

Fremde Euro-Beträge lassen wir bewusst weg, weil Tarife sich ändern. Für Portmoneo gilt der Free-Umfang von der Preisseite.

Was Portmoneo bewusst nicht macht

Portmoneo schreibt keine Rechnungen, führt keine doppelte Buchführung, erstellt keine E-Rechnung und hat keinen DATEV-Live-Stecker. Team-Freigaben, Bank-Synchronisation und eine Web-App gibt es ebenfalls nicht.

Das sind keine fehlenden Funktionen, sondern der Zuschnitt des Produkts. Wer eine E-Rechnung versenden muss, braucht ein Buchhaltungsprogramm; wer DATEV-Daten direkt in die Kanzleisoftware schieben will, braucht eine Schnittstelle statt einer Datei. Portmoneo exportiert Dateien; wie das läuft, steht in der Integrations-Übersicht.

Und: Portmoneo gibt nichts ans Finanzamt ab und ist keine Steuerberatung. Es ordnet Belege und rechnet Ausgaben zusammen. Die Kennzahlen zur Erstattung liefert Steuer-Recovery in den unterstützten Jurisdiktionen, Deutschland eingeschlossen.

Wann sevDesk die bessere Wahl bleibt

Sobald Sie Rechnungen schreiben, Bankumsätze abgleichen oder DATEV-Daten an eine Kanzlei übergeben müssen, ist eine Buchhaltungslösung wie sevDesk richtig — und Portmoneo zu klein.

Ein Kunde verlangt eine korrekte Rechnung mit Nummernkreis. Ihr Steuerberater will DATEV-Daten statt einer Excel-Datei. Oder Sie wollen Belege automatisch aus dem Konto vorsortieren. In allen drei Fällen ist sevDesk nicht überdimensioniert, sondern genau das Werkzeug. Portmoneo fehlt dort schlicht die Buchführung. Das ist keine Schwäche eines Anbieters, sondern eine Frage der Aufgabe.

In vier Schritten testen

Der Test kostet nichts und braucht keine Kreditkarte. Sie sehen in wenigen Minuten, ob der Beleg-only-Workflow zu Ihrem Alltag passt.

1. Portmoneo über Google Play auf einem Android-Gerät installieren.
2. Bis zu fünf echte Belege am Tag fotografieren und die KI-OCR auslesen lassen.
3. Vorgeschlagene Kategorien prüfen und korrigieren.
4. Die Liste als CSV exportieren und an die Steuerberatung schicken.

iOS ist noch nicht verfügbar; die Warteliste steht auf der Startseite. Wer zuerst die Belegstruktur sortieren will, findet im Ratgeber Belegscannen im Vergleich weitere Optionen.

Häufige Fragen zur sevDesk Alternative

Ist Portmoneo eine kostenlose sevDesk Alternative?

Für den Beleg-Workflow ja: 5 Scans am Tag, 5 Chat-Nachrichten, 90 Tage Historie und CSV-Export kosten nichts. Eine kostenlose Buchhaltung ist Portmoneo nicht — Rechnungen und Buchführung fehlen, und genau dafür zahlen sevDesk-Nutzer.

Kann Portmoneo Rechnungen oder E-Rechnungen erstellen?

Nein. Portmoneo schreibt keine Rechnungen und erzeugt keine E-Rechnungen nach XRechnung oder ZUGFeRD. Dafür brauchen Sie sevDesk oder ein anderes Buchhaltungsprogramm; Portmoneo bleibt beim Beleg.

Lassen sich Daten aus sevDesk übernehmen?

Einen automatischen Import gibt es nicht. Sie starten mit Portmoneo neu und scannen die Belege erneut oder importieren eine eigene Liste. Auch der Rückweg läuft als Datei, nicht als Live-Verbindung. Details stehen in der Integrations-Übersicht.

Fazit: sevDesk Alternative für Beleg-only

Wollen Sie nur Belege scannen, Ausgaben sortieren und exportieren, ist Portmoneo die schlankere sevDesk Alternative. Brauchen Sie Rechnungen, Buchhaltung und DATEV, bleiben Sie bei sevDesk.

Die beiden Werkzeuge überschneiden sich fast nur beim Belegscan. Alles danach — Rechnung, Konto, Kanzlei — ist Buchhaltung und damit sevDesk-Land. Wenn Sie diese Grenze einmal gezogen haben, ist die Wahl einfach.

Portmoneo bei Google Play laden — kostenlos starten, 5 Scans pro Tag, ohne Bank-Login. Fragen an support@portmoneo.com. Der verwandte Vergleich mit Lexware Office steht unter lexoffice Alternative.