lexoffice Alternative: Wann nur Belegerfassung reicht
Eine lexoffice Alternative brauchen Sie nur, wenn Ihr Bedarf kleiner ist als eine Buchhaltung: Belege scannen, Ausgaben sortieren, eine Datei für die Steuerberatung. Dafür reicht Portmoneo, ein Android-Belegscanner mit KI-OCR und lokalem Ausgabenbuch. Lexware Office, früher lexoffice, bleibt die vollständige Buchhaltung mit Rechnungen, Bankabgleich und Kanzlei-Schnittstellen.
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Was Lexware Office ist – und was Portmoneo ist
Lexware Office ist eine Buchhaltungssoftware für kleine Betriebe und Selbstständige. Portmoneo ist ein Belegscanner mit Ausgabenübersicht. Beide erfassen Belege; danach trennen sich die Wege.
Auf der Lexware-Website stehen Rechnungen, Belegerfassung, Bank-Anbindung und der Export für die Steuerberatung. Der Name „lexoffice” ist in „Lexware Office” aufgegangen, die Funktionen dahinter blieben. Wer Angebote schreibt, Zahlungen verfolgt und die Buchhaltung durchgängig führt, ist hier zu Hause.
Portmoneo endet beim Beleg. Es liest Händler, Datum, Beträge und Steuerzeilen aus, ordnet Kategorien zu und exportiert die Übersicht. Das ist bewusst weniger als eine Buchhaltung — und für manche genau richtig.
Wann Sie eine Buchhaltung brauchen
Sobald Sie Rechnungen mit fortlaufender Nummer schreiben, E-Rechnungen versenden, Bankumsätze abgleichen oder DATEV-Daten an eine Kanzlei geben müssen, brauchen Sie eine Buchhaltungslösung wie Lexware Office — nicht nur einen Belegscanner.
Diese Anforderungen sind formal und organisatorisch, nicht Geschmackssache:
- Rechnungen brauchen Pflichtangaben und einen Nummernkreis.
- E-Rechnungen folgen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD.
- Der Bankabgleich spart Handarbeit, wenn viele Zahlungen laufen.
- Kanzleien arbeiten mit DATEV-Stapeln statt mit Excel-Listen.
Wer diese Liste liest, erkennt: Portmoneo deckt keinen dieser Punkte ab. Genau darum geht es bei der Wahl.
Wann Portmoneo als lexoffice Alternative reicht
Wenn Sie keine Bücher führen müssen, reicht Portmoneo: Belege scannen, prüfen, Kategorien setzen und die Liste exportieren. Free enthält 5 Scans und 5 Chat-Nachrichten pro Tag, 90 Tage Historie und CSV-Export.
Freelancer, die ihre Belege dem Steuerberater geben und selbst keine Rechnungen schreiben, kommen damit weit. Sie sparen sich die Einarbeitung in eine Buchhaltung und zahlen nichts, solange das Free-Limit reicht. Der Ablauf: scannen, kontrollieren, exportieren. Mehr zum Export steht unter Beleg nach Excel und zum Scan unter Belege scannen mit der kostenlosen App.
Vergleichstabelle: Portmoneo gegen Lexware Office
Die Tabelle stellt Belegbuch und Buchhaltung gegenüber. Lexware-Angaben stammen von der Herstellerseite; Portmoneo-Limits stehen unter Preise.
| Funktion / Punkt | Portmoneo | Lexware Office / lexoffice (laut Herstellerseite) |
|---|---|---|
| Rechnung schreiben | Nein | Ja, Rechnungen und Angebote |
| Buchhaltung | Nein, keine doppelte Buchführung | Ja, laufende Buchhaltung inklusive Auswertungen |
| Belegerfassung | Ja, Scan mit KI-OCR und Kategorien | Ja, Belegerfassung mit OCR |
| E-Rechnung | Nein | Ja, E-Rechnung wird beworben |
| DATEV | Nur Datei-Export (CSV, Excel, PDF), kein Live-Connector | Export und Übergabe an die Kanzlei beworben |
| Bank-Login | Nein, keine Bankzugangsdaten | Ja, Bank-Anbindung und Zahlungsabgleich |
| Preis | Free: 5 Scans/Tag, 5 Chats, 90 Tage, CSV; Premium in Google Play | Kostenpflichtiges Abo, aktuelle Preise auf lexware.de |
Fremde Tarife lassen wir offen, weil sie sich mit Aktionen und Ländern ändern. Für Portmoneo gilt der Free-Umfang von der Preisseite.
Was Portmoneo nicht leistet
Portmoneo schreibt keine Rechnungen, führt keine doppelte Buchführung, versendet keine E-Rechnungen und hat keinen DATEV-Live-Stecker. Auch Team-Rollen, Bank-Sync und eine Web-App fehlen.
Wer eine E-Rechnung nach XRechnung oder ZUGFeRD verschicken muss, braucht ein Buchhaltungsprogramm. Wer DATEV-Daten live in die Kanzlei-Software schieben will, braucht eine Schnittstelle. Portmoneo erzeugt Dateien; den Weg beschreibt die Integrations-Übersicht.
Portmoneo gibt außerdem nichts ans Finanzamt ab und ist keine Steuerberatung. Es ordnet Belege und rechnet Ausgaben zusammen. Steuerliche Kennzahlen liefert Steuer-Recovery in den unterstützten Jurisdiktionen, darunter Deutschland.
In vier Schritten ausprobieren
Ohne Kreditkarte und ohne Kanzleivertrag. Sie prüfen in Minuten, ob Beleg-only zu Ihrem Alltag passt.
- Portmoneo aus Google Play auf einem Android-Gerät installieren.
- Bis zu fünf echte Belege am Tag scannen und auslesen lassen.
- Kategorien prüfen und korrigieren.
- Liste als CSV exportieren und an die Steuerberatung senden.
iOS ist noch nicht verfügbar; die Warteliste steht auf der Startseite. Wer Apps vergleichen will, findet den Überblick im Ratgeber Belegscannen im Vergleich.
Häufige Fragen zur lexoffice Alternative
Ist Portmoneo eine kostenlose Alternative zu Lexware Office?
Für das Beleg-Handling ja: 5 Scans täglich, 5 Chat-Nachrichten, 90 Tage Historie und CSV kosten nichts. Lexware Office ist ein kostenpflichtiges Abo. Kostenlos heißt hier also Beleg-Workflow, nicht Buchhaltung.
Kann Portmoneo Rechnungen oder E-Rechnungen schreiben?
Nein. Rechnungen und E-Rechnungen nach XRechnung oder ZUGFeRD sind nicht Teil der App. Wer sie braucht, greift zu Lexware Office oder einem vergleichbaren Programm. Portmoneo bleibt beim Beleg und der Ausgabenübersicht.
Kann ich Daten aus Lexware Office mitnehmen?
Automatisch nicht. Sie starten mit Portmoneo neu und scannen die Belege erneut oder importieren eine eigene Liste. Es gibt keinen Live-Stecker zur Kanzlei-Software; exportiert wird als Datei. Mehr in der Integrations-Übersicht.
Fazit: wann Lexware Office die bessere Wahl bleibt
Müssen Sie Rechnungen schreiben, Bankumsätze abgleichen oder DATEV-Daten an die Kanzlei liefern, bleiben Sie bei Lexware Office. Reicht Ihnen Belegerfassung und Ausgabenübersicht, ist Portmoneo die einfachere Wahl.
Die Entscheidung hängt nicht am Produkt, sondern an Ihrer Pflicht. Buchhaltungspflicht führt zur Suite; reine Belegsammlung braucht sie nicht. Beide Wege sind in Ordnung — sie führen nur zu unterschiedlichen Werkzeugen.
Portmoneo bei Google Play laden — kostenlos starten, 5 Scans pro Tag, ohne Bank-Login. Fragen gern an support@portmoneo.com. Der Vergleich mit sevDesk steht unter sevDesk Alternative und der mit Accountable unter Accountable Alternative.